Stand: 16. September 2026. Dieser Beitrag ist eine Einordnung aus der Praxis, keine Rechtsberatung.

Das Wichtigste in Kürze

  • Artikel 4 verlangt kein Zertifikat, keine Prüfung und keinen Mindest-Score. Er verlangt dokumentierte Maßnahmen, und seit August 2026 kann die Aufsicht danach fragen.
  • Jede Stelle, die fragt, prüft im Kern drei Dinge: Wer wurde befähigt, was kann diese Person tatsächlich, und wie aktuell ist der Beleg.
  • Teilnahmebescheinigung und Quiz-Zertifikat beantworten diese Fragen nur zum Teil. Ein datierter, wiederholter Beleg aus realistischen Arbeitsaufgaben beantwortet sie am vollständigsten.

Die Frage, die Geschäftsführungen zu KI-Kompetenz stellen, hat sich verschoben. Sie lautet nicht mehr, ob Artikel 4 der KI-Verordnung1 für das eigene Unternehmen gilt, sondern was man vorzeigen kann, wenn jemand fragt. Und es fragen inzwischen mehrere: die Aufsicht, Konzernkunden in Ausschreibungen, Wirtschaftsprüfer. Die Antwort ist in den meisten Unternehmen dieselbe: eine Teilnahmeliste vom letzten Jahr.

Was viele überrascht: Vorgeschrieben ist kein bestimmtes Zertifikat, keine Prüfung und kein Mindest-Score. Seit die Omnibus-Verordnung Ende Juli 2026 den Wortlaut geändert hat, ist Artikel 4 ausdrücklich eine Maßnahmenpflicht: Anbieter und Betreiber ergreifen Maßnahmen, um die Entwicklung der KI-Kompetenz ihres Personals zu unterstützen, und die Verordnung (EU) 2026/17442 ergänzt, dass niemand ein bestimmtes Kompetenzniveau einzelner Personen garantieren muss. Die Pflicht selbst bleibt. Die EU-Kommission3 verlangt kein Zertifikat und empfiehlt stattdessen interne Aufzeichnungen über Schulungen und andere Maßnahmen. Das Wort, an dem in der Praxis alles hängt, ist „dokumentiert“. Ein Bemühen, das nirgends aufgezeichnet ist, lässt sich im Zweifel kaum zeigen.

Welche drei Fragen muss jeder Nachweis beantworten?

Ob eine Behörde, ein Konzernkunde oder ein Wirtschaftsprüfer fragt: Die Prüfung läuft im Kern immer auf drei Fragen hinaus. Wer? Kompetenz ist rollenbezogen, die Anforderungen an eine Sachbearbeiterin mit Assistenzsoftware unterscheiden sich von denen an ein Team, das Kundenkommunikation mit KI erstellt; die Kommission selbst betont, dass es keine Einheitslösung gibt. Was? Belegt werden muss tatsächliches Können, nicht die Teilnahme an einer Veranstaltung. Wie groß der Abstand zwischen beidem ist, zeigt die KPMG-Studie mit der University of Melbourne6: Ein großer Teil der Beschäftigten übernimmt KI-Ergebnisse ungeprüft, und weniger als die Hälfte hat überhaupt eine Schulung erhalten. Wann? Ein Nachweis von vor zwei Jahren sagt wenig über den Umgang mit Werkzeugen, die es damals noch nicht gab.

Die Frage des PrüfendenWas der Nachweis enthalten muss
Wer wurde befähigt?Rollenbezogene Kompetenzprofile statt einer Liste für alle
Was kann diese Person tatsächlich?Können an realistischer Arbeit, nicht nur Teilnahme
Wie aktuell ist der Beleg?Datum und Wiederholungsrhythmus
Welche Systeme sind gemeint?Ein KI-Inventar, auch mit nicht freigegebenen Werkzeugen
Wofür wird der Nachweis gebraucht?Aufsicht, Ausschreibung oder Prüfung, mit demselben Beleg

Teilnahme und Wissen beantworten die Fragen nur zum Teil. Ein datierter, wiederholter Beleg aus realistischer Arbeit beantwortet sie am vollständigsten.

Zertifikat, Quiz oder Kompetenzbeleg: Was belegt welcher Schulungsnachweis?

Wer nach einem Schulungsnachweis für KI gefragt wird, legt meist eine von drei Formen vor, und jede belegt etwas anderes. Die Teilnahmebescheinigung dokumentiert, dass eine Maßnahme stattgefunden hat und wer dabei war. Als Baustein ist sie nützlich, denn die EU-Kommission empfiehlt ausdrücklich interne Aufzeichnungen über Schulungen und andere Maßnahmen, und eine Teilnahmeliste ist eine solche Aufzeichnung. Über die Anwendung im Arbeitsalltag sagt sie allerdings wenig, zumal einmal Gelerntes ohne Wiederholung schnell verblasst, wie die Replikation der Vergessenskurve durch Murre und Dros zeigt. Das Quiz-Zertifikat belegt einen Wissensstand, nicht den Umgang mit KI: Im Feldexperiment von Dell'Acqua und Kollegen7 schnitten Berater mit KI bei einer Aufgabe außerhalb der Fähigkeiten des Modells schlechter ab als ohne, obwohl sie vorher gewarnt worden waren.

Der Kompetenzbeleg schließlich dokumentiert, wie eine Person eine realistische Aufgabe aus ihrem eigenen Bereich mit KI bearbeitet hat, also Werkzeugwahl, Prüfverhalten und fachliche Steuerung. Alle drei Formen haben ihren Platz. Was sie unterscheidet, verschiebt sich allerdings: Je mehr Unternehmen schulen, laut TÜV-Weiterbildungsstudie 20268 inzwischen 27 % der Unternehmen ab 20 Beschäftigten, desto weniger hebt eine Bescheinigung allein ein Unternehmen ab, und desto öfter lautet die Nachfrage, wie gut ein Team tatsächlich arbeitet.

Drei Formen von Schulungsnachweis

Teilnahmebescheinigung

Belegt, dass eine Maßnahme stattfand und wer dabei war.

Quiz-Zertifikat

Belegt, dass Begriffe und Regeln bekannt sind.

Kommt der Arbeit am nächsten

Kompetenzbeleg

Zeigt, wie jemand eine realistische Aufgabe mit KI bearbeitet, prüft und steuert.

Was enthält ein belastbarer Nachweis?

Ein Nachweis, der die drei Fragen beantwortet, hat vier Bestandteile. Ein KI-Inventar, das festhält, welche Systeme im Unternehmen tatsächlich genutzt werden, auch die nicht freigegebenen: Laut Bitkom5 kennen viele Unternehmen Einzelfälle privater KI-Nutzung, und ebenso viele vermuten sie, ohne es zu wissen. Rollenbezogene Kompetenzprofile, die festlegen, was die jeweilige Nutzung erfordert; Beispiele sammelt die Kommission in ihrem Living Repository4, ausdrücklich ohne Konformitätsvermutung. Eine Messung, die tatsächliches Verhalten bei echter Arbeit zeigt, im Kirkpatrick-Modell die Ebene 3 statt der Ebene 2. Und ein Datum samt Wiederholungsrhythmus, damit der Nachweis aktuell bleibt und Fortschritt sichtbar wird.

Wer fragt nach dem Nachweis?

Die Behörde ist in der Praxis selten die erste, die fragt. Ausschreibungen, Konzernkunden und Wirtschaftsprüfer verlangen einen Nachweis über KI-Kompetenz im Team zunehmend von sich aus, unabhängig davon, wie streng Artikel 4 am Ende ausgelegt wird. Wer in Deutschland zuständig ist und wonach die Aufsicht fragen kann, steht in unserem Beitrag zu Geltungsbereich und Nachweis nach Artikel 4. Wer den Nachweis nur für den Fall einer Prüfung aufbaut, unterschätzt, wie oft er vorher gebraucht wird.

Ein Beispiel

Stellen Sie sich einen Zulieferer vor, der sich um einen Rahmenvertrag bewirbt. Im Fragebogen des Konzernkunden steht: Wie stellen Sie sicher, dass Beschäftigte, die KI in der Kundenkommunikation einsetzen, dafür befähigt sind?

Der Zulieferer legt eine Teilnahmeliste der KI-Grundlagenschulung vom Vorjahr vor. Der Kunde fragt nach: Wer davon arbeitet in der Kundenkommunikation, was können diese Personen konkret, und wann wurde das zuletzt überprüft?

Ein datierter Beleg aus einer Fallaufgabe je Rolle, mit Wiederholung im Halbjahr, beantwortet alle drei Nachfragen in einem Dokument. Die Teilnahmeliste beantwortet nur die erste, und auch die nur zum Teil.

Wie führt man den Nachweis in der Praxis?

Proveo setzt an der Stelle an, an der Teilnahmelisten und Quiz-Zertifikate aufhören: beim beobachtbaren Verhalten. Mitarbeitende bearbeiten realistische Fallaufgaben aus ihrem eigenen Arbeitsbereich in einem Workspace mit Editor und KI-Chat. Bewertet wird der Weg zum Ergebnis entlang von vier Dimensionen: strategischer Tool-Einsatz, Interaktionsqualität, kritische Kontrolle, fachlich geführtes Prompting. Das Ergebnis ist ein datierter, wiederholbarer Kompetenzbeleg, der zeigt, wo das Team steht und ob Maßnahmen wirken.

Drei Schritte für den Anfang

  1. Erstellen Sie ein Inventar der KI-Systeme, die tatsächlich genutzt werden, und ordnen Sie jedem die Rollen zu, die damit arbeiten.
  2. Laden Sie je Rolle eine kleine, repräsentative Gruppe zu einer transparenten, abgestimmten Arbeitsaufgabe mit dem freigegebenen Werkzeug ein und halten Sie datiert fest, wie vorgegangen wurde. Das ist der erste Beleg.
  3. Legen Sie den Wiederholungsrhythmus fest und dokumentieren Sie ihn. Ein Nachweis ohne nächstes Datum ist beim nächsten Werkzeugwechsel veraltet.

Fazit

Artikel 4 schreibt keinen bestimmten Nachweis vor, aber wer fragt, erwartet einen, der Wer, Was und Wann beantwortet. Teilnahmebescheinigung und Quiz-Zertifikat sind dafür nützliche Bausteine, beantworten die Frage nach dem Können aber nur zum Teil. Ein datierter, wiederholter Beleg aus realistischen Arbeitsaufgaben ergänzt, was ihnen fehlt. Der Gesetzgeber betont in Erwägungsgrund 8 der Omnibus-Verordnung zudem, dass KI-Kompetenz unabhängig von Pflichten und möglichen Sanktionen eine strategische Priorität sein sollte.

Quellen

Methode, Stichprobe und weitere Zahlen lassen sich je Quelle aufklappen.

  1. AI Act Explorer, Artikel 4 KI-Kompetenz (deutsche Fassung nach der Omnibus-Änderung). ↩
    Methode und Zahlen

    Der aktuelle Wortlaut der Pflicht: Anbieter und Betreiber ergreifen Maßnahmen, um die Entwicklung der KI-Kompetenz ihres Personals zu unterstützen.

  2. Verordnung (EU) 2026/1744, Digital Omnibus on AI (EUR-Lex, deutsch). ↩
    Methode und Zahlen

    Änderung von Artikel 4 und Erwägungsgrund 8, in Kraft seit 27. Juli 2026. Kein Unternehmen muss ein bestimmtes Kompetenzniveau einzelner Personen garantieren; KI-Kompetenz soll unabhängig von Pflichten und Sanktionen strategische Priorität sein.

  3. Europäische Kommission, „AI literacy: Questions and Answers“. ↩
    Methode und Zahlen

    Kein Zertifikat nötig, interne Aufzeichnungen über Schulungen und andere Maßnahmen empfohlen; Aufsicht durch die Marktüberwachungsbehörden seit August 2026. Der Verweis auf Gebrauchsanweisungen allein dürfte kaum wirksam sein.

  4. Europäische Kommission, „Living repository on AI literacy“. ↩
    Methode und Zahlen

    Beispielsammlung für Maßnahmen zur KI-Kompetenz, ausdrücklich ohne Konformitätsvermutung.

  5. Bitkom, „Beschäftigte nutzen vermehrt Schatten-KI“, Oktober 2025. ↩
    Methode und Zahlen

    In 8 % der Unternehmen ab 20 Beschäftigten ist die Nutzung privater KI-Werkzeuge weit verbreitet, 17 % kennen Einzelfälle, weitere 17 % vermuten sie.

  6. KPMG und University of Melbourne, „Trust, attitudes and use of AI“, 2025. ↩
    Methode und Zahlen

    Über 48.000 Befragte in 47 Ländern. 66 % übernehmen KI-Ergebnisse ungeprüft, 56 % haben dadurch schon Fehler gemacht, 47 % haben eine KI-Schulung erhalten.

  7. Dell'Acqua et al., „Navigating the Jagged Technological Frontier“, Harvard Business School / BCG, 2023. ↩
    Methode und Zahlen

    Feldexperiment mit 758 Beratern. Bei einer Aufgabe außerhalb der Fähigkeiten des Modells 23 % schlechter als die Kontrollgruppe ohne KI, trotz vorheriger Warnung.

  8. TÜV-Verband, Weiterbildungsstudie 2026 (Wiedergabe bei Haufe). ↩
    Methode und Zahlen

    Forsa-Befragung von rund 500 Weiterbildungsverantwortlichen. 27 % der Unternehmen ab 20 Mitarbeitenden haben zu KI geschult, 2024 waren es 12 %.